Transparencia

2.1. Normativa de la entidad o autoridad.

• 2.1.1. Leyes.
• 2.1.2. Decreto Único Reglamentario.
• 2.1.3. Normativa aplicable.
• 2.1.4. Vínculo al Diario o Gaceta Oficial.
• 2.1.5. Políticas, lineamientos y manuales.

2.1.6 Agenda Regulatoria.

La notaria no cuenta con una angenda regulatoria ya que según lo dispuesto en el artículo 2.1.2.1.2.0. y 2.1.2.1.3 del Decreto 1081 las únicas autoridades que deben tener manejo de la agenda regulatoria son: Los Ministerios y los Dptos Administrativos.

2.2 Búsqueda de normas 

2.2.1 Sistema Único de Información Normativa-SUIN.

2.2.2 Sistema de Búsquedas de Normas, Propio de la Entidad.

2.3 Proyectos de Normas para Comentarios.

Los Notarios no expiden Actos Administrativos, sus competencias están las señaladas en el artículo 3 del Decreto 960 de 1970.

2.3.1 Proyectos Normativos

Los Notarios no expiden Actos Administrativos, sus competencias están las señaladas en el artículo 3 del Decreto 960 de 1970.

2.3.2 Comentarios y Documento de Respuesta a Comentarios

Los Notarios no expiden Actos Administrativos, sus competencias están las señaladas en el artículo 3 del Decreto 960 de 1970.

2.3.3 Participación Ciudadana en la Expedición de Normas a través del SUCOP

Los Notarios no expiden Actos Administrativos, sus competencias están las señaladas en el artículo 3 del Decreto 960 de 1970.

Los notarios no contratan con cargo a recursos públicos

los notarios no contratan con cargo a recursos públicos (ni públicos ni privados entregados por el Estado), porque no son funcionarios públicos, sino particulares que prestan un servicio público bajo condiciones especiales establecidas por la ley. Esta situación tiene base constitucional y legal, y está diseñada para mantener la independencia, imparcialidad y autosostenibilidad del servicio notarial.

⚖️ Fundamento normativo y constitucional

📜 1. Artículo 131 de la Constitución Política

“La ley determinará el número de notarios y los requisitos para su nombramiento. Los notarios serán nombrados por concurso.
La ley regulará el servicio público que prestan los notarios…”

➡ Esto establece que el notariado es un servicio público, pero no implica que sea parte de la administración pública centralizada o descentralizada.

📜 2. Ley 588 de 2000 – Régimen del Notariado en Colombia

Artículo 1:

“El notariado es un servicio público que se presta en forma privada por un notario, bajo su responsabilidad, y con la inspección y vigilancia del Estado…”

Artículo 2:

“El notario es un particular que presta un servicio público con imparcialidad, plena autonomía y bajo su responsabilidad.”

Por lo tanto, los notarios no forman parte del presupuesto nacional ni reciben recursos del Estado para su operación. Por tanto, no pueden celebrar contratos con cargo a recursos públicos, como lo hacen las entidades estatales.

Conclusión

Estas obligaciones son para entidades públicas, según el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011. Los notarios en Colombia no cuentan con presupuesto general ni ejecución presupuestal porque:

• No hacen parte del Presupuesto General de la Nación ni de presupuestos territoriales.
• Sus ingresos provienen de los derechos notariales, que son de carácter privado, no recursos públicos.
• El art. 131 de la Constitución, el Decreto 960 de 1970 y la Ley 588 de 2000 establecen que los notarios son particulares que ejercen función pública.
• La Ley 1712 de 2014 aplica solo a entidades públicas o particulares que administren recursos públicos, condición que no cumple el notariado.
• La SNR es la autoridad de vigilancia, no el MinTIC, y en su régimen no existe obligación de publicar presupuestos.
• La Corte Constitucional (C-741/1998 y C-150/2015) reiteró que los ingresos notariales no forman parte del Tesoro Público.

4.1 Presupuestos   

Estas obligaciones son para entidades públicas, según el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011. Los notarios en Colombia no cuentan con presupuesto general ni ejecución presupuestal porque:

• No hacen parte del Presupuesto General de la Nación ni de presupuestos territoriales.
• Sus ingresos provienen de los derechos notariales, que son de carácter privado, no recursos públicos.
• El art. 131 de la Constitución, el Decreto 960 de 1970 y la Ley 588 de 2000 establecen que los notarios son particulares que ejercen función pública.
• La Ley 1712 de 2014 aplica solo a entidades públicas o particulares que administren recursos públicos, condición que no cumple el notariado.
• La SNR es la autoridad de vigilancia, no el MinTIC, y en su régimen no existe obligación de publicar presupuestos.
• La Corte Constitucional (C-741/1998 y C-150/2015) reiteró que los ingresos notariales no forman parte del Tesoro Público.

 4.2, 4,3, 4,4  Informes de empalme e Informes a organismos de inspección, vigilancia y control e Publicar los Planes de Mejoramiento vigentes exigidos por los entes de control

Los notarios en Colombia, aunque ejercen una función pública, no están obligados por la ley a presentar informes de gestión, evaluación o auditoría directamente , ya que no son servidores públicos tradicionales ni administran recursos del Estado. Su función está regulada por un régimen especial, y el control de su actuación recae exclusivamente en organismos competentes como la Superintendencia de Notariado y Registro, según lo establecido por el Decreto 960 de 1970, la Ley 29 de 1973.

4.5, 4.6, 4,7  Enlace al organismo de control donde se encuentren los informes que éste ha elaborado e Informes de gestión, evaluación y auditoría e Informes de la oficina de Control Interno 

Los notarios no están obligados por ley a implementar ni presentar informes de control interno, tal como lo hacen las entidades públicas bajo la Ley 87 de 1993. Su vigilancia y control se ejerce a través de mecanismos propios de su régimen especial, principalmente por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro. Esta supervisión suple el control interno formal, pero no equivale a una obligación de producir informes públicos o técnicos periódicos de control interno.

4.9 Informe sobre Defensa Pública y Prevención del Daño Antijurídico

Los notarios NO están legalmente obligados a presentar informes sobre Defensa Pública ni sobre Prevención del Daño Antijurídico, dado que:
-No son entidades públicas conforme a la Constitución ni a la Ley 87 de 1993.
-No forman parte del sistema de defensa jurídica del Estado regulado por la Ley 1444 de 2011 y el Decreto 4085 de 2011.
-No manejan recursos públicos ni ejercen función administrativa con presupuesto estatal.
Su responsabilidad jurídica no se rige por el régimen de responsabilidad patrimonial del Estado, sino por sus propios actos personales en el ejercicio de la función notarial.

4.10 Informes trimestrales sobre acceso a información, quejas y reclamos

El Numeral 4.10.1 (informes trimestrales de quejas y reclamos) de la Resolución 1519 de 2020 no aplica a los notarios porque:

• Las quejas de los usuarios notariales no son sobre acceso a la información pública estatal, sino sobre la prestación de servicios específicos.
• Por principio de especialidad normativa, prevalece el régimen notarial (Decreto 960/1970, Ley 588/2000, Decreto 2163/2011) sobre la regulación general de MinTIC.
• Solo aplica a entidades del Sistema Nacional de Planeación y Control, en el cual las notarías no están incluidas.
• Los notarios no tienen oficinas de control interno ni gestión administrativa, que son la base para producir informes trimestrales.
• El régimen de quejas y reclamos notariales está en cabeza de la SNR, no de cada notaría en su portal web.
• La jurisprudencia constitucional ratifica que los notarios son particulares, no servidores públicos.

5.1.1 .Normatividad que sustenta el trámite.

5.1.2. Procesos.

5.1.3. Costos asociados.

5.1.4. Formatos y/o formularios asociados.

Los ciudadanos no tienen participación efectiva en las notarías en Colombia, pese a que se trata de un servicio público mediante la siguiente justificación juridica: 

1. Naturaleza del servicio notarial en Colombia

Según el artículo 131 de la Constitución Política, el notariado es un servicio público que se presta bajo regulación estatal, pero la prestación se hace de forma privada, como lo establece la:

Ley 588 de 2000:

• Artículo 1:“El notariado es un servicio público que se presta en forma privada por un notario, bajo su responsabilidad y con la inspección y vigilancia del Estado…”

• Artículo 2:“El notario es un particular que presta un servicio público, con imparcialidad, plena autonomía y bajo su responsabilidad.”

2. ¿Qué implica esto?

Aunque el servicio notarial es de interés público, no es gestionado por el Estado ni administrado por una entidad pública, sino por un particular seleccionado mediante concurso público (Superintendencia de Notariado y Registro, SNR).

Esto significa que:

• El notario no es un servidor público.

• Las notarías no son entidades públicas ni hacen parte de la administración estatal.

• Por tanto, los ciudadanos no tienen canales de participación directa en la gestión, planeación o evaluación del servicio.

3. Ausencia de mecanismos de participación ciudadana

A diferencia de lo que ocurre con las entidades públicas (alcaldías, hospitales, ministerios), que están sujetas a:

• Audiencias públicas de rendición de cuentas (Ley 489 de 1998, Ley 1757 de 2015),

• Planes de desarrollo participativo, y

• Veedurías ciudadanas (Ley 850 de 2003),

Las notarías no están obligadas a abrir estos espacios, por su naturaleza privada, pese a que prestan un servicio público.

4. ¿Qué tipo de “control” puede ejercer el ciudadano?

Actualmente, la única forma en que los ciudadanos pueden incidir es de forma pasiva o reactiva, a través de:

• Quejas o peticiones ante la Superintendencia de Notariado y Registro (SNR),

• Recursos legales en caso de errores notariales o negligencias,

• Veedurías sobre los concursos de notarios (limitadas solo al proceso de selección, no a la gestión).

Pero no existe participación activa ni vinculante en:

• El funcionamiento diario de las notarías,

• La fijación de tarifas (estas son fijadas por el Estado, no por el notario ni por concertación ciudadana),

• La evaluación de desempeño del notario.

5. Jurisprudencia y doctrina

• La Corte Constitucional ha señalado que el notariado es un modelo mixto: servicio público con gestión privada. (Ej. Sentencia C-741/98).

• En consecuencia, no le son aplicables muchas de las reglas de transparencia y participación ciudadana que sí obligan a las entidades estatales.

Conclusión

Aunque las notarías prestan un servicio público, los ciudadanos no tienen participación efectiva en su gestión, porque:

• El notario actúa como particular delegado, no como funcionario público.

• Las notarías no son entidades públicas ni forman parte de la administración central.

• No están sujetas a los mecanismos de democracia participativa previstos en leyes como la 1757 de 2015 o la 850 de 2003.

• El único “control” ciudadano es de tipo informal, limitado y posterior, mediante quejas o denuncias ante la SNR.

7.1 Instrumentos de gestión de la información.

7.1.2 Índice de información clasificada y reservada.

7.1.3 Esquema de Publicación de la información.

7.1.4 Programa de gestión documental.

De acuerdo con la Ley 594 de 2000, el Decreto 1080 de 2015, el Decreto 960 de 1970, y la doctrina del AGN y la SNR, se concluye que:
-Los notarios no son entidades del orden nacional ni territorial.
-No hacen parte del aparato administrativo del Estado.
-No están obligados a someter su Programa de Gestión Documental al Comité de Desarrollo Administrativo (orden nacional) ni al Comité Interno de Archivo (orden territorial).
-La gestión documental de los notarios se rige por normas especiales del notariado y por la vigilancia de la Superintendencia de Notariado y Registro, no por el sistema general de gestión documental de las entidades públicas

7.1.5. Tablas de retención documental.

Los notarios no están obligados a adoptar o actualizar las Tablas de Retención Documental (TRD) mediante acto administrativo o documento equivalente, debido a que:
-No son entidades públicas ni forman parte de la estructura administrativa del Estado.
-No están incluidos como sujetos obligados en el Acuerdo 004 de 2013 del AGN, en el sentido de emitir actos administrativos.
-No manejan recursos públicos ni expiden resoluciones, acuerdos o decretos.
-Su régimen de archivo y custodia documental es especial, vigilado por la Superintendencia de Notariado y Registro, y no plenamente sujeto al régimen general de gestión documental de la Ley 594 de 2000 y sus decretos reglamentarios.

Las TRD adoptadas por entidades estatales requieren acto administrativo porque así lo establece el Acuerdo 004 de 2013, lo cual no aplica a los notarios, que no tienen competencia para expedir este tipo de actos.

Nota

Los notarios no están obligados a publicar información en el portal www.datos.gov.co, debido a que:
-No son entidades públicas, ni órganos del Estado.
-No administran recursos públicos.
-No ejecutan funciones presupuestales, contractuales ni tributarias.
La Ley 1712 de 2014 y el Decreto 103 de 2015 limitan dicha obligación a entidades del Estado y particulares que manejen recursos públicos, lo que no incluye a los notarios.

8.1.1. Información para niños, niñas y adolescentes.

8.1.2. Información para mujeres.

8.1.3. Otros de grupos de interés. 

• 9.1 Normativa espécifica

1. Naturaleza jurídica especial de las notarías

Las notarías no son empresas comerciales ni establecimientos mercantiles, sino instituciones públicas administradas por particulares, bajo delegación del Estado.

Base legal:

• Artículo 131 de la Constitución Política de Colombia:“La ley organizará el servicio público que prestan los notarios y registradores de instrumentos públicos y definirá el régimen de carrera para ellos.”
• Ley 588 de 2000 (Art. 1 y 2): Establece que los notarios ejercen funciones públicas mediante delegación estatal y no constituyen sociedades ni empresas.

2. No desarrollan actividades industriales, comerciales ni de servicios privados

El hecho generador del ICA, según el Estatuto Tributario Territorial, es la realización de actividades industriales, comerciales o de servicios prestados con ánimo de lucro en jurisdicción municipal.

Base legal:

• Artículo 32 de la Ley 14 de 1983
• Artículo 33 del Decreto 1333 de 1986 (Código de Régimen Municipal) : “El impuesto de industria y comercio recae sobre las actividades industriales, comerciales y de servicios realizadas con ánimo de lucro.”
• Artículo 343 del Estatuto Tributario de Bogotá (Acuerdo 065 de 2002): Excluye expresamente a quienes ejercen funciones públicas por delegación.

Las notarías, al prestar un servicio público con tarifa regulada, no actúan con ánimo de lucro y no ofrecen servicios comerciales al mercado, lo cual los excluye del hecho generador del ICA.

3. Tarifas notariales son fijadas por el Estado, no por el mercado

Los ingresos de las notarías provienen de tarifas fijadas por la Superintendencia de Notariado y Registro (SNR) mediante resolución, y no por competencia libre de precios.

Base legal:

• Decreto 960 de 1970 (Estatuto Notarial)
• Resolución 03990 de 2006 (SNR) y demás resoluciones tarifarias anuales
• Ley 43 de 1990 y Ley 588 de 2000
• Prohíben tarifas pactadas libremente por notarios o prestación como actividad mercantil.

4. No recaudan impuestos locales ni operan como agentes de retención territorial

Las notarías no tienen la función de recaudar impuestos municipales o distritales, como el predial, el ICA u otros tributos territoriales. Solo actúan como agentes de retención en casos expresamente establecidos por ley nacional (p. ej. retención en la fuente de renta, IVA, o contribución a la SNR).

Base legal:

• No existe norma que imponga a las notarías la función de recaudar rentas territoriales.
• El artículo 287 de la Constitución establece la autonomía fiscal de los entes territoriales, pero no les otorga competencia para imponer funciones a notarios sin ley nacional habilitante.

5. Pronunciamientos y jurisprudencia

• Consejo de Estado ha reiterado que las notarías:
  • No son contribuyentes del ICA, salvo que realicen actividades adicionales y lucrativas no relacionadas con el servicio notarial.
  • No se pueden equiparar a empresas privadas ni a consultorías comerciales.
• Superintendencia de Notariado y Registro (SNR) ha confirmado que: “El notariado colombiano no está obligado al pago del impuesto de industria y comercio en su ejercicio principal, por ser una función pública delegada, con tarifa legalmente regulada y control estatal.”

Conclusión

De acuerdo con la Ley 14 de 1983, el Decreto 960 de 1970, la Ley 1712 de 2014, y la jurisprudencia del Consejo de Estado, se concluye que los notarios no están obligados a publicar los conceptos ni tarifas asociadas a la liquidación del Impuesto de Industria y Comercio (ICA) :

• No son sujetos activos del impuesto.
• No tienen función tributaria ni potestad regulatoria.
• No forman parte de la administración municipal o distrital.
• La obligación de publicar tarifas recae exclusivamente en los municipios y distritos, conforme al artículo 34 de la Ley 14 de 1983.

1. Trámites, Otros Procedimientos Administrativos y consultas de acceso a información pública.

2. Canales de atención y pida una cita.

• 2.1. Canales habilitados para la atención a la ciudadanía
• 2.2. Mecanismo para que el usuario pueda agendar una cita para atención presencial, e indicar los horarios de atención en sedes físicas

12.1. Sección de Noticias.

12.1.1. Sección de noticias.